Многие компании пренебрегают ведением необходимой кадровой документации на предприятии. Однако, порядок в локальных и кадровых документах — залог к успешному функционированию предприятия. Дабы избежать негативных последствий не следует пренебрегать правильным ведением кадровой документации.
Юридическая компания KORGAN оказывает юридическую помощь в разработке, ведении, оформлении, систематизации локальных актов и кадровых документов. В данной статье мы хотели бы ознакомить бизнес-сообщество с ответственность за отсутствие обязательных документов и какие негативные последствия может понести за собой отсутствие тех или иных кадровых документов.
Обязательными документами, за отсутствие которых предусмотрена административная ответственность являются:
- Трудовой договор (Штраф в размере от 30 до 300 МРП ст. 86 КоАП);
- Согласие на сбор и обработку персональных данных (Штраф в размере от 10 до 1000 МРП ст. 79 КоАП);
- Инструкция (программа) о порядке проведения вводного инструктажа по ТБ (Штраф в размере от 30 до 70 МРП ст. 93 КоАП);
- Журналы по технике безопасности (Штраф в размере от 30 до 70 МРП ст. 93 КоАП);
- Договор обязательного страхования работников от несчастных случаев (Штраф в размере от 10 до 1000 МРП ст. 230 КоАП);
- Личная карточка Т-2 (Для военнообязанных и призывников) (Штраф в размере от 10 до 40 МРП ст. 646 КоАП);
- Коллективный договор (Если его заключение инициировано одной из сторон) (Штраф в размере от 80 до 400 МРП ст. 97 КоАП).
Хотелось бы отметить, что даже при наличии разногласий между сторонами по отдельным положениям коллективного договора стороны должны подписать коллективный договор на согласованных условиях с одновременным составлением протокола разногласий в течение 1 (одного) месяца со дня их возникновения. Возникшие в ходе коллективных переговоров разногласия могут являться предметом для дальнейших коллективных переговоров по их урегулированию при внесении изменений и дополнений (ст. 156 ТК РК).
Обязательными документами, отсутствие которых может привести к негативным последствиям являются:
1. Правила внутреннего трудового распорядка
Наличие данного документа позволяет Работодателю регламентировать трудовой распорядок и доказать, при необходимости, факт совершения Работником дисциплинарного проступка, что без Правил трудового распорядка сделать проблематично.
2. Приказы по трудовой деятельности
Отсутствие приказов по трудовой деятельности может повлечь отрицательные результаты при проведении проверки уполномоченным органом.
Приказ является основным документом, подтверждающим тот или иной юридический факт в трудовых отношениях и его отсутствие, вызовет затруднения при необходимости доказывания такого факта.Восстановление всех приказов достаточно трудоемкий процесс, поэтому важно издавать их своевременно и следить за их актуальностью.
3. Положение (соглашение) о неразглашении конфиденциальной информации
В случае отсутствия такого документа, Работника невозможно будет привлечь к ответственности за разглашение или использование коммерческой тайны Работодателя, базы данных, ноу-хау, изобретений или наработок Работодателя. Убытки могут быть крайне существенными и даже привести к банкротству компании (например уход сотрудника к вашим конкурентам).
4. Договор о не конкуренции
Отсутствие такого Договора может привести к тому, что Работник, ознакомившись с алгоритмом деятельности Работодателя, сможет применить полученные знания, навыки, методы работы в личных интересах или в интересах третьих лиц с целью получения прибыли путем конкуренции с Работодателем. Такое стечение обстоятельств способно привести к финансовым потерям и крупным убыткам для Работодателя.
5. Договор о материальной ответственности
Отсутствие Договора способно вызвать трудности в привлечении Работника к материальной ответственности за причинение ущерба (убытков) Работодателю и усложнить процесс доказывания факта причинения такого ущерба, а то и вовсе, исключение возможности привлечения Работника к материальной ответственности.
6. Дополнительное соглашение о совмещении должностей
Необходимо только в случае возникновения ситуаций, требующих совмещения должностей одним работником.
Необходимо обратить внимание, что ТК РК предписывает, что за совмещение должностей в организации, Работнику полагается соответствующая доплата.
В отсутствие соглашения высока вероятность возникновения рисков в определении объема фактической трудовой деятельности и нагрузки Работника, затруднительно применить к нему меры ответственности за нарушение дисциплины труда и привлечь к материальной ответственности по совмещаемой должности.
7. График сменности
Такой документ применяется для нормирования труда посменных работников и позволяет вести учет рабочего времени и времени отдыха. Его отсутствие способствует негативным результатам при проведении трудовых проверок и трудностям в регулировании сменного графика работы и оплате труда.
Рекомендуемыми документами, отсутствие которых может привести к негативным последствиям являются:
1. Положение о сборе и обработке персональных данных.
Наличие данного документа в организации делает максимально четким, слаженным и прозрачным процесс сбора, обработки и уничтожения персональных, что дополнительно снижает риск возникновения какой-либо ответственности для Работодателя, учитывая, тот факт, что требования к конфиденциальности становятся все более жесткими, со стороны уполномоченных органов.
2. Журнал регистрации трудовых договоров.
Согласно нормам законодательства, трудовой договор должен иметь порядковый номер. Отсутствие регистрации трудовых документов в общем журнале регистрации договоров может вызвать трудности в их дальнейшем поиске и идентификации. Наличие отдельного журнала регистрации трудовых договоров упрощает процедуру присваивания номеров и позволяет хранить сведения о договорах в одном документе.
3. Положение об оплате труда.
На Работодателя возложена обязанность выплачивать заработную плату, делать за Работника обязательные отчисления и платежи. При этом у него есть право поощрения Работников. Для установления четкого порядка выплат и удержаний, рекомендуется разработать и утвердить данный документ.
4. Штатное расписание.
В целом, ТК РК не содержит определения штатного расписания и обязанности по его наличию у Работодателя. Однако, по тексту правового акта можно встретить упоминания о действиях Работодателя, при которых штатное расписание необходимо.
5. График отпусков.
Документ необходим для того, чтобы Работодатель мог вести учет времени нахождения Работников в отпуске и с учетом этого своевременно организовать бесперебойную работу организации: скоординировать совмещение должностей и не допустить коллапса, при котором в отпуск уйдет сразу несколько ключевых сотрудников. Также график отпусков позволяет избежать ответственности по ст. 88 КоАП).
6.Табель учета рабочего времени.
ТК РК предусматривает обязанность Работодателя по ведению учета рабочего времени. При этом Работодатель не ограничен в способах выполнения этой обязанности. Однако ведение учета посредством табеля учета рабочего времени позволяет значительно оптимизировать этот процесс.
Если вы не знаете, с чего начать или как правильно оформить необходимые локальные, кадровые документы на предприятии, Юридическая компания «KORGAN» поможет вам в этом. Имея опыт в данном вопросе, мы поможем Вам навести порядок в ваших документах.