Правильное ведение бухгалтерской документации залог победы в суде

Ознакомившись с судебной практикой гражданских дел клиентов юридической компании KORGAN по результатам которой были выявлены ошибки, допускаемые клиентами при оформлении бухгалтерских и финансовых документов. Целью настоящего обобщения является обращение внимания клиентов на допускаемые сотрудниками предприятий ошибок и недопущения в будущем убытков для организации.

При обращении одной из сторон в суд за принудительным взысканием суммы задолженности, суд основывает свои выводы на основании представленных сторонами доказательств по делу, и как показывает судебная практика, по данной категории дел такова, что экономическим судом одной области могут быть приняты во внимание доказательства одной стороны, а судом другой области аналогичные доказательства могут быть проигнорированы и не приняты во внимание. Основным доказательствами по данной категории дел являются первичные бухгалтерские документы, оформленные надлежащим образом.

Так первичными бухгалтерскими документами зачастую выступают следующие:

• счет-фактура;
• акт выполненных работ (оказанных услуг);
• накладная.

Закон РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» гласит, что бухгалтерская документация включает в себя первичные документы, регистры бухгалтерского учета, финансовую отчетность и учетную политику.

Бухгалтерские записи производятся на основании первичных документов.

Приказом МФ РК от 31 марта 2015 года № 241 утверждены Правила ведения бухгалтерского учета.

Параграф 2 Правила ведения бухгалтерского учета регламентирован порядок составления первичных учетных документов.

Своевременное и качественное оформление первичных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Для оформления права лица выступать от имени субъекта при получении активов применяется доверенность, форма которой утверждена приказом Министра финансов Республики Казахстан от 20 декабря 2012 года № 562 «Об утверждении форм первичных учетных документов», (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 8265) (далее — Приказ 562). Доверенности выдают лицам, с которыми заключен письменный договор о полной материальной ответственности за хранение денег и активов. Доверенность подписывается руководством субъекта и заверяется печатью. Индивидуальными предпринимателями заверение печатью производится при ее наличии.

В контексте вышеизложенного и подкрепляя все практическим опытом, настоятельно рекомендуем:

• При направлении на подписание первичных бухгалтерских документов, направлять также сопроводительное письмо свободной формы, следующего содержания: «В ваш адрес на подписание направляем первичные бухгалтерские документы, в случае отказа подписания просим дать письменный мотивированный ответ….» данное сопроводительное письмо необходимо составлять в 2 (двух) экземплярах;
• Категорически отказывать в передачи товара в случае если: при получении товара, покупателем предъявляется доверенность на получение товара, однако лицо уполномоченное доверенностью не соответствует тому лицу которое предъявляет доверенность, вместе с доверенностью необходимо запрашивать документ удостоверяющий личность (копии) как для доверенности так и при получении товара;
• Не подписание накладной или подписание лицом не уполномоченным доверенностью, в таком случае товар может считаться не переданным надлежащему лицу.

Рекомендуем бухгалтерское обслуживание и сопровождение бизнеса на аутсорсе.